关于印发《呼和浩特市农牧业局政务公开工作制度》的通知
内蒙古自治区呼和浩特市人民政府
关于印发《呼和浩特市农牧业局政务公开工作制度》的通知
局机关各科室、局属各单位：
为规范我局政务公开工作，促进政务公开各项工作落到实处，根据内蒙古自治区政府《关于进一步推进政务公开工作的意见》精神和呼和浩特市政府政务公开工作的有关规定和要求，结合我局实际，制定了《呼和浩特市农牧业局政务公开工作制度》，包括主动公开制度、依申请公开制度、保密审查制度、评议追究制度、公开澄清制度、信息发布协调机制等。现随文下发，请认真贯彻落实。
同时，我局系统的政务信息公开方式以“呼和浩特农牧业信息网”为主要公开平台，并负责对呼和浩特市政府政务综合门户网站相关栏目的信息报送和维护工作。各单位要按照《中华人民共和国政府信息公开条例》，立即组织专门力量，对本单位范围的政务信息进行清理，编制出本单位的政务信息公开目录，并经单位主要负责人亲自审核把关后，于11月20日前通过“呼和浩特农牧业信息网”平台政务公开栏目提交，进行公开发布。同时要按要求及时提供更新内容。
二OO九年十月三十日
主题词：农牧业 政务公开 工作制度 通知
抄送：呼市政务公开领导小组办公室
呼和浩特市农牧业局办公室 2009年10月30日
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呼和浩特市农牧业局政务公开工作制度
第一条 为保障公民、法人和其他组织依法获取农牧业信息，提高农牧业工作的透明度，促进依法行政，充分发挥农牧业信息对人民群众生产、生活和经济社会活动的服务作用，根据国务院《中华人民共和国农牧业政务信息公开条例》（国务院2008第492号令）和内蒙古自治区人民政府及呼和浩特市人民政府的有关规定和要求，结合呼市农牧业局实际，制定本制度。
第二条 本制度所称农牧业信息，是指呼市农牧业局机关在履行职责过程中制作的、上级下达或获取的，以一定形式记录、保存的信息。
第三条 呼市农牧业局及其依法委托行使行政权力的组织和具有公共服务职能的事业单位，向社会公众以及管理、服务对象公开相关政务信息，适用本实施办法。呼市农牧业局及其依法委托行使行政权力的组织和具有公共服务职能的事业单位，是实施政务公开的责任主体。
第四条 建立健全政务公开工作的领导机构和办事机构，形成主要领导负总责、分管领导分工负责、局政务公开工作机构具体负责，一级抓一级、层层抓落实的政务公开责任机制。成立由局长任组长，分管局长、纪检书记任副组长，局机关各有关科室、各二级单位主要负责人组成的政务公开领导小组并下设办公室，领导小组办公室设在局行政办公室，并设专职政务公开人员。
按照管业务、管行风、管政务公开三者统一的原则，各分管领导负责督促检查分管部门的政务公开工作并把关；各科室、站所主要负责人要按照本制度明确的分工亲自抓所涉业务的政务公开，并落实专人具体负责；局政务公开领导小组办公室负责推进、指导、协调、监督全局的政务公开工作，其具体职责是：
（一）具体承办本局政务公开工作的日常事务；
（二）统筹协调本局政务公开信息的维护和更新；
（三）组织编制本局的政务公开指南、政务公开目录和政务公开工作年度报告；
（四）本局规定的与政务公开有关的其他职责。
第五条 呼市农牧业局公开的农牧业政务信息，应当遵循公平、公开、便民的原则，及时、准确地予以公开。发现影响或者可能影响社会稳定、扰乱社会管理秩序的虚假或者不完整信息的，应及时在我局职责范围内发布准确信息予以澄清。
呼和浩特市农牧业局政务公开主动公开制度
第一条 为保障公民、法人和其他社会组织的知情权、参与权、监督权，完善和规范我局政务公开制度，根据有关文件精神，结合我单位实际，制定本制度。
第二条 主动公开指应当让社会公众广泛知晓或参与的事项，各科室、事业单位应当采取有效形式，在职责范围内，按照规定程序，及时主动地向社会公开。
第三条 各科室、事业单位应当依照《中华人民共和国政府信息公开条例》第九条规定，除法律、法规规定不宜公开的以外，对涉及广大农民群众利益的各类问题都应当主动公开。法律、法规、规章对主动公开政务信息的内容、形式、期限有专门规定的，依照其规定。
第四条 各科室、事业单位将应公开内容经分管领导审查后报局政务公开工作领导小组办公室，利用公开栏、呼市农牧业信息网站、简报信息等多种形式统一公开；并上报呼市政府政务公开办公室。
第五条 完善呼市农牧业信息网站、及时更新充实政务公开栏并做好与市政府政务公开统一平台的联接，便于公众及时获取政务信息。
第六条 对符合下列基本要求之一的政府信息应当主动公开：
1、涉及公民、法人或者其他组织切身利益的；
2、需要社会公众广泛知晓或者参与的；
3、反映本行政机关机构设置、职能、办事程序等情况的；
4、其他依照法律、法规和国家有关规定应当主动公开的。
第七条 在职责范围内，重点公开下列政府信息：
1、行政法规、规章和规范性文件；
2、农牧业农村经济中长期发展规划、年度工作计划、统计信息；
3、重大农牧业建设项目的批准和实施情况；
4、行政事业性收费的项目、依据、标准；
5、行政许可的事项、依据、条件、数量、程序、期限以及申请行政许可需要提交的全部材料目录及办理情况；
6、突发公共事件的应急预案、预警信息及应对情况；
7、农牧业安全生产、农产品质量安全监督检查情况。
第八条 按照《中华人民共和国政府信息公开条例》以及上级的要求编制、公布政务信息公开指南和公开目录，并及时更新。
第九条 在公开政务信息以前，应当依照《中华人民共和国保守国家秘密法》以及其他法律、法规和国家有关规定对拟公开的政务信息进行审查。
第十条 对政务信息不能确定是否可以公开时，应当依照法律、法规和国家有关规定报市法制办或者市保密局确定。对于涉密以及涉及个人隐私的政务信息不得公开。
第十一条 发布政务信息涉及其他行政机关的，应当与有关行政机关进行沟通、确认，保证行政机关发布的政务信息准确一致。发布政务信息依照国家有关规定需要批准的，未经批准不得发布。
第十二条 主动公开范围内的政务信息要全部在呼市农牧业信息网上公开；还可以采取广播、电视、报刊、政务公开栏、简报、便民手册等方式予以公开。
第十三条 属于主动公开范围的政务信息，应当自该政务信息形成或者变更之日起10个工作日内予以公开。法律、法规对政务信息公开的期限另有规定的，从其规定。
第十四条 全局各科室及局属各单位要严格按照《中华人民共和国政府信息公开条例》要求，认真做好政府信息主动公开工作，对违反《中华人民共和国政府信息公开条例》要求造成不良影响的行为，将视情况追究直接责任者和有关责任者的责任。
第十五条 本制度自印发之日起施行。
呼和浩特农牧业局政务公开依申请公开制度
第一条 为进一步保障和落实公民、法人和其他组织的知情权，根据《中华人民共和国政府信息公开条例》的具体要求，制定本制度。
第二条 本制度所称依申请公开，是指公民、法人和其他社会组织(以下简称申请人)，根据自身需要向我局提出申请公开未向社会公众公开的事项，依照本制度向申请人公开的活动。
第三条 依申请公开制度的基本原则：严格依法、真实快捷、方便申请人知晓。
第四条 下列信息，不予公开：
(一)属于国家秘密的；
(二)属于科技成果，公开可能导致科技成果被泄露，科技成果所有者不同意公开的；
(三)属于个人隐私或者公开可能导致对个人隐私权造成不当侵害，个人不同意公开的；
(四)正在调查、讨论、处理过程中的，但法律、法规和本制度另有规定的除外；
(五)与行政执法有关，公开后可能会影响检查、调查、取证等执法活动或者会危及公民生命财产安全的；
(六)法律、法规规定禁止公开的其他信息。
其中第(二)、(三)项所列的信息，如果相关当事人同意公开的，可以不受不予公开的限制；第(四)、(五)项所列的信息，如果公开具有明显的公共利益并且公开不会造成实质性损害的，可以决定予以公开。
第五条 申请人申请公开信息时，可以采用信函、电话、传真、电子邮件等方式向我局提出；因客观原因不能自行申请时，可委托他人申请。
公民申请应当包括下列内容：
(一)公民的姓名、工作单位、证件名称及号码、联系方式等；
(二)所需信息的内容描述；
(三)申请提交时间。
法人和其他组织申请应当包括下列内容：
(一)法人和其他组织名称、组织机构代码、法定代表人及联系方式等；
(二)所需信息的内容描述；
(三)申请提交时间。
申请公开属于科技成果或个人隐私的信息的，应当提交当事人同意公开的书面证明。
第六条 我局在收到申请后，应当当场登记。除可以当场予以答复的外，应当自登记之日起15个工作日内进行实质性审查，并根据下列不同情况，作出答复：
(一)属于应当公开的，制作公开决定书，及时公开；
(二)属于免予公开的，制作不予公开决定书；
(三)属于主动公开的且已经主动向社会公开的，应当指引告知申请人；
(四)属于应当主动公开但未公开的，应当向社会公开，并且指引告知申请人；
(五)申请的信息不属于我局掌握范围的，应协助将申请转递相关受理机关，同时告知申请人转递情况和联系方式；
(六)申请公开的信息不存在的，应当告知申请人；
(七)申请公开的内容不明确的，应当告知申请人更改、补充申请。
在规定的期限内确实难以作出答复的，可以将答复的期限适当延长，并书面告知申请人，延长期限最长不得超过15个工作日。
第七条 因不可抗力或者其他法定事由不能在规定的期限内答复申请人或者向申请人提供信息的，期限中止，待障碍消除后恢复计算。
期限的中止和恢复，应当及时书面通知申请人。
第八条 申请人要求提供的信息含有不予公开的内容，但能够区分处理的，我局将提供可以公开的内容。
第九条 申请人要求提供的信息属于本规定第四条第(二)、(三)项情形，可能影响第三方权益的，除第三方已经书面我局承诺同意公开的外，我局应当书面征询第三方的意见。第三方在要求的期限内未作答复的，视作不同意提供。
第十条 答复申请人不予公开、不予提供的信息，不得再以有偿服务或者变相有偿服务的形式提供，不得通过与我局有隶属关系或者业务指导等关系的事业单位以有偿或者变相有偿的形式向申请人提供。
第十一条 在依申请提供信息时，可安排适当的时间和场所，供申请人当场阅读或者自行抄录。
第十二条 申请人认为我局不按规定履行信息公开义务的，可以向我局纪检监察室投诉(电话5964553)，收到举报的纪检监察室应当予以调查处理。对答复不满意者可直接向市监察局投诉。
呼和浩特市农牧业局政务信息公开保密审查制度
为做好呼市农牧业局政务信息公开工作，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国政府信息公开条例》的具体要求，制定本制度。
第一条 市农牧业局公开的信息不得危及国家安全、公共安全、经济安全和社会稳定，不得涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私。
第二条 对于主要内容需要公众广泛知晓和参与、但其中部分内容涉及国家秘密的政务信息，要将其中保密内容予以删除，经法定程序解密后再予以公开。
第三条 局机关各科室及二级单位在形成政务信息时，要明确该信息是否涉密，原则上在主动公开范围内不涉密的信息均可公开。对于不能确定是否可以公开的信息，要报市法制办或保密局确定。
第四条 属于主动公开范围的农牧业局信息，在通过农牧业信息网站、报刊、电台等形式发布和上报市政府信息公开办公室前，分管领导要做好保密审核。
第五条 对于依申请公开的农牧业局信息，农牧业局办公室在收到《呼市农牧业局信息公开申请表》后，填写《呼市农牧业局依申请公开信息审批表》，由主管科室办理，经分管领导审核后，按照申请人要求的形式予以提供。
第六条 依申请公开的信息涉及商业秘密、个人隐私，公开后可能损害第三方合法权益的，要采取书面送达的方式征求第三方意见，确保第三方知晓，并明确答复期限。第三方明确表示同意公开的，方可对外公开；第三方未在要求期限内答复的，视为不同意公开。但经市农牧业局研究认为不公开可能对公共利益造成重大影响的，可以予以公开，并向第三方说明理由。
第七条 已经移交市档案局管理的政务信息的公开，依照档案管理有关规定执行。
第八条 本制度自印发之日起施行。
呼和浩特市农牧业局政务公开责任追究制度
第一条 为了严肃政务公开工作纪律，提高工作效率，改进工作作风，加强勤政廉政建设，制定本制度。
第二条 本制度所称政务公开责任，是指局机关各科室、所属单位及其工作人员在履行职责时，因过错违反政务公开有关规定，造成不良影响或产生严重后果所应承担的责任。
第三条 局监察室依照《行政监察法》负责管辖政务公开责任追究工作。对局机关各科室、所属单位及其工作人员违反政务公开工作纪律的行为进行调查处理。
第四条 政务公开责任追究坚持实事求是、有错必纠、惩处与教育相结合、追究责任与改进工作相结合、过错责任与处理处罚相适应的原则。
第五条 局机关各科室、所属单位，违反政务公开工作纪律，具有下列情况之一的，追究其分管领导、科室（所属单位）负责人和直接责任人的责任。
（一）没有实行政务公开
1、没有公开科室、所属单位的职责和管理权限，包括科室、所属单位职责、机构设置和办事人员的职务及名称、工作范围、权限等；
2、没有公开办事依据的法律、法规和规章制度；
3、没有公开科室、所属单位制定实施的政策、规定和适于公开的文件以及重要工作；
4、没有公开办事条件、标准和要求；
5、没有公开办事程序，包括办事的步骤、环节和手续；
6、没有公开办事时限，包括法律、法规、规章规定的时限和有关制度规定的时间；
7、没有公开办事结果；
8、没有公开便民措施；
9、没有公开办事纪律和廉政勤政制度；
10、没有公开责任追究办法。
（二）政务公开流于形式，政务活动中搞“暗箱操作”，承诺不践诺；
（三）应当公开的重点工作项目没有按要求公开，造成不良影响；
（四）不及时处理群众的举报投诉，对有关责任人包庇纵容，不向群众公开或反馈处理结果；
（五）其它违反政务公开有关规定，且不按要求整改问题。
第六条 工作人员违反政务公开有关规定，发生下列行为之一的，追究有关责任人的责任。
（一）工作时间脱岗、漏岗，延误正常公务，或者无正当理由拒绝办理正常公务；
（二）对符合条件，手续齐备的事项不予受理和批准；
（三）不履行服务承诺；
（四）擅自提出额外的办事条件和要求；
（五）违反办事程序，超越办事权限；
（六）违反规定收费；
（七）拒绝、干扰、阻挠政务公开主管机关的检查与监督，或者编造假情况、隐瞒问题；
（八）其它违反政务公开有关规定的行为。
第七条 对违反政务公开有关规定的科室、所属单位和个人，按以下办法追究责任：
（一）责任的区分
1、未报分管领导审核批准而作出的违反政务公开有关规定的行政行为，由承办人承担责任；
2、经分管领导审核批准或同意后作出的违反政务公开有关规定的行为，由分管领导和承办人承担责任；承办人向分管领导说明了行为错误或提出了正确意见的，可减轻或免除责任；
3、经过领导班子集体讨论决定作出的违反政务公开有关规定的行为，由主要领导和承办人承担主要责任，班子其他成员承担次要责任；承办人或班子其他成员向主要领导说明了行为错误或提出了正确意见的，可减轻或免除责任。
（二）责任的追究
1、情节轻微、影响较小的，对直接责任人给予告诫或批评教育，并限期改正。
2、影响正常工作，或者给群众造成损失的，对科室或单位提出批评；对有关责任人给予通报批评，责令作出书面检查，取消其当年评优评奖资格。
3、情节严重、影响较大的，对科室或单位给予通报批评，责令限期整改，取消年度评优评奖资格；对领导给予通报批评，取消年度评优评奖资格，视情节给予相应的党纪政纪处分；对直接责任人给予相应的党纪政纪处分。
4、构成犯罪的，移送司法机关处理。
第八条 局监察室做出追究决定前，应当全面、客观地调查取证，查清事实，认真听取有关责任人的陈述和申辩，并根据情节与后果，准确区分责任，做出相应处理，并下达书面通知。
第九条 实行政务公开责任追究反馈制度。被追究责任的科室、单位及个人，不仅要及时纠正违反政务公开有关规定的行政行为，而且要将改正情况及时书面报告局政务公开办公室。
第十条 建立健全监督和制约机制。发挥人大代表、政协委员及新闻单位的监督作用，鼓励社会各界人士对局政务公开工作开展监督。
第十一条 被追究政务公开责任的科室、单位及个人如果对处理结果有异议，应于接到处理通知后5个工作日内向监察室或上级监察机关申请复核或提出申诉。局监察室接到复核申请或受理申诉后，应于20日内完成复核，做出裁决，并下达书面通知。
第十二条 局监察室管辖以外的政务公开责任追究工作，应交有关部门或报请上级部门按照管理权限进行调查处理。
第十三条 本制度实施中的具体问题由局政务公开工作领导小组解释。
第十四条 本制度自发布之日起施行
呼和浩特市农牧业局政务公开社会评议制度
第一条 根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于进一步推行政务公开的意见》（中办发[2005]12号）,及市委、市政府关于政务公开的有关文件精神,为开展对我局政务公开工作的有效评议和监督，不断提高政务公开工作水平，制定本制度。
第二条 坚持党的群众路线，紧紧依靠群众，把政务公开纳入社会评议政风、行风的范围，组织人民群众对我局推行政务公开工作情况进行评议，接受群众监督。
第三条 评议对象
（一）机关各科室及其工作人员；
（二）所属单位及其工作人员。
第四条 评议内容
（一）公开内容：公开内容是否符合法律法规及政务公开有关规定要求，是否充分体现本部门的职能特点，是否及时反映人民群众关心的热点、难点问题；
（二）公开形式：公开形式是否便民、利民；
（三）公开制度：公开制度是否规范健全，公开机制是否科学有效，公开程序是否系统全面等；
（四）公开效果：政务公开工作是否得到基层和群众的满意和认可，是否保证了群众的知情权、参与权和监督权。
第五条 评议方式
（一）问卷评议：根据评议内容和群众反映的热点问题，设计问卷调查表，向群众发放或在网上张贴，供群众评议；
（二）代表评议：由特邀监察员、人大代表、政协委员和群众代表等组成评议小组进行评议。
第六条 评议活动由局政务公开工作机构负责组织实施，也可由各科室、所属单位根据需要自行组织实施。
第七条 评议情况由组织评议单位汇总，并提出书面意见，向被评议的科室、单位或干部群众反馈。
第八条 对群众提出的意见和建议，具备整改条件的，立即进行整改；不具备整改条件的，要向群众做出解释，待条件成熟时再行整改。整改情况以网上公告、寄发函件、召开座谈会、上门走访等方式反馈。
第九条 对群众提出的意见和建议，未整改或整改不力的，按照《呼市农牧业局政务公开责任追究制度》追究有关单位和人员的责任。
第十条 本制度由局政务公开工作领导小组负责解释。
第十一条 本制度自印发之日起施行。
呼和浩特市农牧业局政务公开澄清制度
第一条 为做好单位澄清虚假或不完整信息工作，根据《中华人民共和国政府信息公开条例》有关规定，制定本办法。
第二条 本办法所称虚假或不完整信息，是指社会上传播和散布的，与事实不相符、不准确，影响或可能影响社会稳定、扰乱社会管理秩序的信息。
第三条 单位依据行政职责承担相关澄清虚假或不完整信息的义务。澄清虚假或不完整信息工作应当遵循发现及时、落实责任、处置迅速、控制得当的原则。
第四条 局政府信息公开工作领导小组负责指导、督促、检查本局的澄清虚假或不完整信息的工作。
第五条 各科室和二级单位建立虚假或不完整信息发现机制，及时发现涉及单位职责范围内的虚假或不完整信息。
第六条 各科室和二级单位制定澄清虚假或不完整信息工作预案。发现涉及本单位职责范围内的虚假或不完整信息后，要立即按有关规定，通过互联网、广播、电视、报刊、手机短信、新闻发布会等方式和渠道，及时发布准确的政务信息。
第七条 突发公共事件信息发布管理按照《中华人民共和国突发事件应对法》和《呼市突发公共事件总体应急预案》等有关规定执行。
第八条 各科室和二级单位澄清虚假或不完整信息，除依照国家和我市有关规定外，还应按下列程序进行审批：
以各科室和二级名义进行澄清的，须经本科室或二级单位主要负责人审批；涉及其他部门职责或工作内容的，须事先由局政务公开领导小组协调征得相关部门同意；涉及重要事项或敏感问题的，须上报市政府政务公开领导小组批准。
第九条 对未及时澄清本单位职责范围内的虚假或不完整信息，对社会稳定、社会管理秩序造成重大不良影响的，依据《中华人民共和国政府信息公开条例》、《行政机关公务员处分条例》（国务院令第495号）及市政府相关规定，依法追究相关人员的责任。
第十条 本办法自公布之日起试行。
呼和浩特市农牧业局信息发布协调机制
第一条 为建立健全政务信息发布、协调机制，保证政务信息发布的及时、准确、一致，依据《中华人民共和国政府信息公开条例》及其他有关法律、法规的规定，制定本制度。
第二条 本规定所称的政务信息，是指我局在履行职责过程中制作或者获取的，以一定形式记录，并由我局保存的信息。
第三条 发布政务信息应当遵循及时、准确、一致、便民的原则，提高办事效率，提供优质服务。
第四条 主动公开的政务信息，应当通过公报、信息网站、报刊、广播、电视等便于公众知晓的方式公开。
第五条 法律、法规和本市有关规定对政务信息发布主题有明确具体规定的，从其规定。
发布政务信息依照国家、自治区或者本市有关规定需要批准的，未经批准不得发布。
第六条 发布政务信息，涉及其他部门的，应当与所涉及的其他部门进行沟通、确认，保证公开的政务信息准确一致。其他部门对是否公开的政务信息存在不同意见的，报请市政务公开工作领导小组办公室依照法律、法规和本市有关规定决定。
第七条 各科室发布政务公开信息时统一交由局办公室在发文时签署政务信息公开意见，分管领导审核；二级单位发布政务公开信息由本单位主要领导审核。
第八条 政务信息审核审查工作由局政务公开工作领导小组具体组织实施。
本规定自印发之日起施行。
附表一：
呼市农牧业局政务信息公开申请表
申请人信息
公民
姓 名
工作 单位
联系 电话
身份 证号
电子 邮箱
邮政 编码
通信 地址
法人或其他组织
名 称
法定 代表人
机构 代码
联系 电话
传 真
电子 邮箱
邮政 编码
通信 地址
申请人签名
申请 时间
所需信息内容描述
所需信息用途
（以下内容由受理机关填写）
拟办意见
信息提供部门意见
主管领导意见
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农业部关于印发《拖拉机、联合收割机牌证业务档案管理规范》的通知
农业部
农业部关于印发《拖拉机、联合收割机牌证业务档案管理规范》的通知
农机发[2013]1号
各省、自治区、直辖市及计划单列市农机（农业、农牧）局（厅、委、办），新疆生产建设兵团农业局，黑龙江省农垦总局：
为深入贯彻落实《农业机械安全监督管理条例》，进一步规范农业机械牌证业务档案管理工作，提高农机安全监理的科学化、规范化和制度化水平，我部制定了《拖拉机、联合收割机牌证业务档案管理规范》，现予印发，请遵照执行。
农业部
2013年1月29日
附件：
拖拉机、联合收割机牌证业务档案管理规范.doc
http://www.moa.gov.cn/govpublic/NYJXHGLS/201303/P020130305611875566634.doc
拖拉机、联合收割机牌证业务档案管理规范
第一章 总 则
第一条 为贯彻落实《农业机械安全监督管理条例》，规范拖拉机、联合收割机登记及驾驶证业务档案(以下简称牌证业务档案)管理，根据《拖拉机驾驶证申领和使用规定》、《拖拉机登记规定》和《联合收割机及驾驶人安全监理规定》，制定本规范。
第二条 本规范所称牌证业务档案包括：拖拉机档案、联合收割机档案、拖拉机驾驶证档案、联合收割机驾驶证档案。
第三条 县级以上农业机械化主管部门负责本辖区牌证业务档案工作的管理，其所属的农业机械安全监督管理机构(以下简称农机安全监理机构)承担牌证业务档案管理具体工作。上级农机安全监理机构对下级农机安全监理机构的牌证业务档案管理工作进行指导和监督。直辖市农机安全监理机构可以统一管理本市牌证业务档案。
第二章 收集与整理
收集
第四条 农机安全监理机构在办理拖拉机、联合收割机登记及驾驶证业务时，各业务岗位应同步收集相关资料，确保纸质档案资料完整规范。
第五条 拖拉机档案归档资料
（一）办理注册登记业务应当归档的资料：
1.《拖拉机注册登记/转入申请表》原件；
2.拖拉机所有人及其代理人、经办人身份证明复印件；
3.拖拉机销售发票复印件(发票注册登记联原件)或者其他能够证明合法来历的书面证明原件；
4.拖拉机整机出厂合格证明原件或复印件、有关单位证明原件；
5.安全技术检验合格证明原件；
6.上道路行驶的拖拉机交通事故责任强制保险凭证；
7.拖拉机的标准照片；
8.发动机号码和拖拉机机身(底盘)或者挂车架号码拓印膜；
9.受理凭证副本；
10.《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
（二）办理所有人住所迁出业务、更换发动机或机身(底盘)或者挂车业务、更换整机业务、变更机身颜色业务、变更共同所有人姓名业务，应当归档的资料：
1.《拖拉机变更登记申请表》原件；
2.拖拉机所有人及其代理人、经办人身份证明复印件；
3.按变更内容应另外存入相应的资料：
①除拖拉机所有人住所迁出本农机安全监理机构管辖区外，收存变更后的拖拉机的标准照片；
②更换发动机、机身(底盘)或者挂车的，收存安全技术检验合格证明原件、拖拉机发动机、机身(底盘)或者挂车的出厂合格证明原件或复印件、相应拓印膜和销售单位或者修理单位开具的发票复印件；
③更换整机的,收存变更后的整机出厂合格证明原件或复印件、进口拖拉机的进口凭证原件、安全技术检验合格证明原件、发动机号码和拖拉机机身(底盘)号码拓印膜，原拖拉机的整机出厂合格证明或者进口拖拉机进口凭证复印件、发动机和机身(底盘)号码拓印膜；
④拖拉机所有人住所迁出本农机安全监理机构管辖区的,收存发动机号码和拖拉机机身(底盘)或者挂车架号码拓印膜；
⑤两人以上共同所有的拖拉机变更所有人姓名的, 收存变更前拖拉机所有人的身份证明复印件,共同所有该拖拉机的证明复印件；拖拉机为夫妻双方共同所有的，要收存《居民户口簿》复印件；变更后拖拉机所有人住所不在本农机安全监理机构管辖区域内的，要收存发动机号码和拖拉机机身(底盘)或者挂车架号码拓印膜；
4.受理凭证副本；
5.《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
拖拉机迁出辖区变更登记的，转出地农机安全监理机构应当收存拖拉机登记信息表和《拖拉机变更登记申请表》复印件、拖拉机所有人的身份证明复印件、发动机号码和拖拉机机身(底盘)或者挂车架号码拓印膜、行驶证原件和《拖拉机登记业务流程记录单》复印件另建档案。
（三）办理转入业务应当归档的资料：
1.《拖拉机注册登记/转入申请表》原件；
2.拖拉机所有人及其代理人、经办人身份证明复印件；
3.安全技术检验合格证明原件；
4.拖拉机的标准照片；
5.发动机号码和拖拉机机身(底盘)或者挂车架号码拓印膜；
6.受理凭证副本；
7.《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
（四）办理变更备案业务应当归档的资料：
1.《拖拉机变更备案申请表》原件；
2.拖拉机所有人及其代理人、经办人身份证明复印件；
3.拖拉机登记事项变更的相关证明原件；
4.受理凭证副本；
5.《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
（五）办理转移登记业务应当归档的资料：
1.《拖拉机转移登记申请表》原件；
2.拖拉机转移前、后的所有人及其代理人、经办人身份证明复印件；
3.拖拉机交易发票复印件或者其他能够证明合法来历的书面证明原件；
4.拖拉机的标准照片；
5.转移后拖拉机所有人住所不在管辖区域内的，应当收存发动机号码和拖拉机机身(底盘)或者挂车架号码拓印膜；
6.受理凭证副本；
7.《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
拖拉机迁出辖区转移登记的，转出地农机安全监理机构应当收存拖拉机登记信息表和《拖拉机转移登记申请表》复印件、拖拉机所有人的身份证明复印件、发动机号码和拖拉机机身(底盘)或者挂车架号码拓印膜、行驶证原件和《拖拉机登记业务流程记录单》复印件另建档案。
（六）办理抵押登记业务应当归档的资料：
1.《拖拉机抵押/注销抵押登记申请表》原件；
2.抵押人和抵押权人及其代理人、经办人身份证明复印件；
3.抵押合同副本或者复印件；
4.受理凭证副本；
5.《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
(七)办理注销抵押业务应当归档的资料：
1.《拖拉机抵押/注销抵押登记申请表》原件;
2.抵押人和抵押权人及其代理人、经办人身份证明复印件;
3.受理凭证副本；
4.《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
（八）办理注销登记业务应当归档的资料：
1.《拖拉机停驶、复驶/注销登记申请表》原件；
2.拖拉机所有人及其代理人、经办人身份证明复印件；
3.拖拉机登记证书原件；
4.行驶证原件；
5.报废回收证明原件、灭失证明原件等相关证明资料；
6.受理凭证副本；
7.注销证明副本；
8.《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
（九）办理停(复)驶业务应当归档的资料:
1.《拖拉机停驶、复驶/注销登记申请表》原件;
2.拖拉机所有人及其代理人、经办人身份证明复印件;
3.受理凭证副本;
4.办理停驶业务的，要收存停驶凭证副本；
5.《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
（十）办理补(换)领牌证业务应当归档的资料：
1.《补领、换领拖拉机牌证申请表》原件；
2.拖拉机所有人及其代理人、经办人身份证明复印件；
3.拖拉机牌证丢失、灭失书面声明；
4.补领或者换领拖拉机行驶证的，要收存拖拉机的标准照片；
5.补领或者换领拖拉机登记证书的，要收存发动机号码和拖拉机机身(底盘)或者挂车架号码拓印膜；
6.受理凭证副本；
7.《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
（十一）办理核发拖拉机检验合格标志业务应当归档的资料：
1.安全技术检验合格证明原件；
2.上道路行驶的拖拉机交通事故责任强制保险凭证；
3.委托检验的，委托方收存《委托核发拖拉机检验合格标志通知书回执》、上道路行驶的拖拉机交通事故责任强制保险凭证。受委托检验方留存《委托核发拖拉机检验合格标志通知书》、安全技术检验合格证明原件。
(十二)办理登记事项更正业务应当归档的资料：
1.《拖拉机登记事项更正申请表》原件；
2.拖拉机所有人及其代理人、经办人身份证明复印件；
3.需要重新制作拖拉机行驶证的，要留存拖拉机的标准照片；
4.受理凭证副本；
5.《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
第六条 联合收割机档案归档资料
（一）办理注册登记业务应当归档的资料：
1.《联合收割机注册登记/转入申请表》原件;
2.联合收割机所有人及其代理人、经办人身份证明复印件;
3.联合收割机销售发票复印件(发票注册登记联原件)或者其他能够证明合法来历的书面证明原件;
4.联合收割机的整机出厂合格证明原件或复印件、有关单位证明原件;
5.安全技术检验合格证明原件;
6.联合收割机的标准照片;
7.发动机号码和联合收割机机身号码拓印膜;
8.受理凭证副本;
9.《联合收割机登记业务流程记录单》原件。
（二）办理所有人住所迁出业务、更换发动机业务、改变机身颜色业务、更换整机业务、变更共同所有人姓名业务，应当归档的资料：
1.《联合收割机变更登记申请表》原件;
2.联合收割机所有人及其代理人、经办人身份证明复印件;
3.按变更内容应当收存相应的业务资料：
①除联合收割机所有人住所迁出本农机安全监理机构管辖区外，收存变更后的联合收割机的标准照片；
②更换发动机的,收存安全技术检验合格证明原件、联合收割机发动机出厂合格证明原件或复印件、联合收割机发动机号码拓印膜和销售单位或者修理单位开具的发票复印件；
③更换整机的, 收存变更后的整机出厂合格证明原件或复印件、进口联合收割机的进口凭证原件、安全技术检验合格证明原件、发动机号码和联合收割机机身号码拓印膜，原联合收割机的整机出厂合格证明或者进口凭证复印件、发动机号码和联合收割机机身号码拓印膜；
④联合收割机所有人住所迁出本农机安全监理机构管辖区的, 收存发动机号码和联合收割机机身号码拓印膜；
⑤两人以上共同所有的联合收割机变更所有人姓名的, 收存变更前联合收割机所有人的身份证明复印件,共同所有该联合收割机的证明复印件；联合收割机为夫妻双方共同所有的，要收存《居民户口簿》复印件；变更后联合收割机所有人住所不在本农机安全监理机构管辖区域内的，要收存发动机号码和联合收割机机身号码拓印膜；
4.受理凭证副本；
5.《联合收割机登记业务流程记录单》原件。
联合收割机迁出辖区变更登记的，转出地农机安全监理机构应当收存联合收割机登记信息表和《联合收割机变更登记申请表》复印件、联合收割机所有人的身份证明复印件、发动机号码和联合收割机机身号码拓印膜、行驶证原件和《联合收割机登记业务流程记录单》复印件另建档案。
（三）办理转入业务应当归档的资料：
1.《联合收割机注册登记/转入申请表》原件；
2.联合收割机所有人及其代理人、经办人身份证明复印件；
3.安全技术检验合格证明原件；
4.联合收割机的标准照片；
5.发动机号码和联合收割机机身号码拓印膜；
6.受理凭证副本；
7.《联合收割机登记业务流程记录单》原件。
（四）办理转移登记业务应当归档的资料：
1.《联合收割机转移登记申请表》原件；
2.联合收割机转移前、后的所有人及其代理人、经办人身份证明复印件；
3.联合收割机交易发票复印件或者其他能够证明合法来历的书面证明原件；
4. 联合收割机的标准照片；
5.转移后联合收割机所有人住所不在管辖区域内的，应当收存发动机号码和机身号码拓印膜；
6.受理凭证副本；
7.《联合收割机登记业务流程记录单》原件。
联合收割机迁出辖区转移登记的，转出地农机安全监理机构应当收存联合收割机登记信息表和《联合收割机转移登记申请表》复印件、联合收割机所有人的身份证明复印件、发动机号码和联合收割机机身号码拓印膜、行驶证原件和《联合收割机登记业务流程记录单》复印件另建档案。
（五）办理注销登记业务应当归档的资料：
1.《联合收割机注销登记申请表》原件；
2.联合收割机所有人及其代理人、经办人身份证明复印件；
3.行驶证原件；
4.报废回收证明原件、灭失证明原件等相关证明资料；
5.受理凭证副本；
6.注销证明副本；
7.《联合收割机登记业务流程记录单》原件。
（六）办理补(换)领牌证业务应当归档的资料：
1.《补领、换领联合收割机牌证申请表》原件；
2.联合收割机所有人及其代理人、经办人身份证明复印件；
3.联合收割机牌证丢失、灭失书面声明；
4.补领或者换领联合收割机行驶证的，要收存联合收割机的标准照片；
5.受理凭证副本；
6.《联合收割机登记业务流程记录单》原件。
（七）办理签注联合收割机行驶证年度检验合格有效期业务应当归档的资料：
1.安全技术检验合格证明原件；
2.委托检验的，委托方收存《委托办理联合收割机检验合格有效期签注通知书回执》，受委托检验方留存《委托办理联合收割机检验合格有效期签注通知书》、安全技术检验合格证明原件。
（八）办理登记事项更正业务应当归档的资料：
1.《联合收割机登记事项更正申请表》原件；
2.联合收割机所有人及其代理人、经办人身份证明复印件；
3.需要重新制作联合收割机行驶证的，要留存联合收割机的标准照片；
4.受理凭证副本；
5.《联合收割机登记业务流程记录单》原件。
第七条 拖拉机驾驶证档案归档资料
（一）办理初次申领驾驶证业务应当归档的资料：
1.《拖拉机驾驶证申请表》原件；
2.申请人身份证明复印件；
3.《拖拉机驾驶人身体条件证明》原件；
4.驾驶培训记录原件；
5.受理凭证副本；
6. 科目一考试预约凭证原件；
7.《拖拉机驾驶技能准考证明》原件；
8.《拖拉机驾驶人考试成绩表》原件；
9. 科目一考试试卷原件或计算机考试成绩单原件；
10.科目二、三、四考试评判记录原件；
11.《拖拉机驾驶证业务流程记录单》原件。
（二）办理增加准驾机型业务应当归档的资料：
1.《拖拉机驾驶证申请表》原件；
2.申请人的身份证明复印件；
3.原拖拉机驾驶证原件；
4.《拖拉机驾驶人身体条件证明》原件；
5.驾驶培训记录原件；
6.受理凭证副本；
7.科目一考试预约凭证原件；
8.《拖拉机驾驶技能准考证明》原件；
9.《拖拉机驾驶人考试成绩表》原件；
10.科目一考试试卷原件或计算机考试成绩单原件；
l1.相应的科目二、三、四考试评判记录原件；
12.《拖拉机驾驶证业务流程记录单》原件。
（三）办理驾驶证换证业务应当归档的资料：
1.《拖拉机驾驶证申请表》原件；
2.申请人及其代理人、经办人的身份证明复印件；
3.身份信息变化和证件损毁换证的，收存原拖拉机驾驶证原件；
4.有效期满换证的,应当收存《拖拉机驾驶人身体条件证明》原件；
5.受理凭证副本；
6.《拖拉机驾驶证业务流程记录单》原件。
（四）办理驾驶证转出业务应当归档的资料：
1.《拖拉机驾驶证申请表》原件；
2.申请人及其代理人、经办人的身份证明复印件；
3.受理凭证副本；
4.《拖拉机驾驶证转出通知单(存根联)》原件；
5.《拖拉机驾驶证业务流程记录单》原件。
驾驶证转出的，转出地农机安全监理机构应当收存拖拉机驾驶证信息表和《拖拉机驾驶证申请表》复印件、申请人身份证明复印件、《拖拉机驾驶证业务流程记录单》复印件另建档案。
（五）办理驾驶证转入业务应当归档的资料：
1.《拖拉机驾驶证申请表》原件；
2.申请人及其代理人、经办人的身份证明复印件；
3.《拖拉机驾驶证转出通知单》原件；
4.原驾驶证原件；
5.受理凭证副本；
6.《拖拉机驾驶证业务流程记录单》原件。
（六）办理补证业务应当归档的资料：
1.《拖拉机驾驶证申请表》原件;
2.申请人及其代理人、经办人的身份证明复印件;
3.拖拉机驾驶证遗失声明原件;
4.受理凭证副本;
5.《拖拉机驾驶证业务流程记录单》原件。
（七）办理驾驶证注销业务应当归档的资料：
1.《拖拉机驾驶证申请表》原件；
2.申请人的身份证明复印件；
3.拖拉机驾驶证原件；
4.能够证明注销原因的相关文书原件；
5.属于申请注销的，要收存受理凭证副本；
6.注销凭证副本；
7.《拖拉机驾驶证业务流程记录单》原件。
（八）办理60周岁以上拖拉机驾驶人的审验业务应当归档的资料：
《拖拉机驾驶人身体条件证明》原件。
（九）办理拖拉机驾驶人在一个记分周期内累积记分达到12分的审验业务应当归档的资料:
1.《拖拉机驾驶人考试成绩表》原件；
2.一个记分周期内，1次达到12分的，收存科目一考试试卷或计算机考试成绩单；
3.一个记分周期内，２次以上(含２次)达到12分的，收存科目一考试试卷或计算机考试成绩单和科目四考试评判记录原件；
4.行政处罚文书等相关证明资料。
（十）办理拖拉机驾驶证档案记载事项更正业务应当归档的资料：
1.《拖拉机驾驶证档案记载事项更正申请表》原件；
2.属于更正驾驶证记载信息的，要收存原拖拉机驾驶证原件；
3.属于拖拉机驾驶人申请更正的，要收存拖拉机驾驶人身份证明复印件和受理凭证副本;
4.《拖拉机驾驶证业务流程记录单》原件。
第八条 联合收割机驾驶证档案归档资料
（一）办理初次申领驾驶证业务应当归档的资料：
1.《联合收割机驾驶证申请表》原件；
2.申请人的身份证明复印件；
3.《联合收割机驾驶人身体条件证明》原件；
4.驾驶培训记录原件；
5.受理凭证副本；
6.科目一考试预约凭证原件；
7.《联合收割机驾驶人准考证明》原件；
8.《联合收割机驾驶人考试成绩表》原件；
9.科目一考试试卷原件或计算机考试成绩单原件；
10.相应的科目二、三、四考试评判记录原件；
11.《联合收割机驾驶证业务流程记录单》原件。
（二）办理增加准驾机型业务应当归档的资料：
1.《联合收割机驾驶证申请表》原件；
2.申请人的身份证明复印件；
3.原联合收割机驾驶证；
4.《联合收割机驾驶人身体条件证明》原件；
5.驾驶培训记录原件；
6.受理凭证副本；
7.科目一考试预约凭证原件；
8.《联合收割机驾驶技能准考证明》原件；
9.《联合收割机驾驶人考试成绩表》原件；
10.科目一考试试卷原件或计算机考试成绩单原件；
11.相应的科目二、三、四考试评判记录原件；
12.《联合收割机驾驶证业务流程记录单》原件。
（三）办理驾驶证换证业务应当归档的资料：
1.《联合收割机驾驶证申请表》原件；
2.申请人及其代理人、经办人的身份证明复印件；
3. 身份信息变化和证件损毁换证的，收存原联合收割机驾驶证原件；
4.有效期满换证的,应当收存《联合收割机驾驶人身体条件证明》原件；
5.受理凭证副本；
6.《联合收割机驾驶证业务流程记录单》原件。
（四）办理驾驶证转出业务应当归档的资料：
1.《联合收割机驾驶证申请表》原件；
2.申请人及其代理人、经办人的身份证明复印件；
3.受理凭证副本；
4.《联合收割机驾驶证转出通知单(存根联)》原件；
5.《联合收割机驾驶证业务流程记录单》原件。
驾驶证转出的，转出地农机安全监理机构应当收存联合收割机驾驶证信息表和《联合收割机驾驶证申请表》复印件、申请人身份证明复印件、《联合收割机驾驶证业务流程记录单》复印件另建档案。
（五）办理驾驶证转入换证业务应当归档的资料：
1.《联合收割机驾驶证申请表》原件；
2.申请人及其代理人、经办人的身份证明复印件；
3.《联合收割机驾驶证转出通知单》原件；
4.原驾驶证原件；
5.受理凭证副本；
6.《联合收割机驾驶证业务流程记录单》原件。
（六）办理驾驶证补证业务应当归档的资料：
1.《联合收割机驾驶证申请表》原件；
2.申请人及其代理人、经办人的身份证明复印件；
3.联合收割机驾驶证遗失声明原件；
4.受理凭证副本；
5.《联合收割机驾驶证业务流程记录单》原件。
（七）办理驾驶证注销业务应当归档的资料：
1.《联合收割机驾驶证申请表》原件；
2.申请人的身份证明复印件；
3.联合收割机驾驶证原件；
4.能够证明注销原因的相关文书原件；
5.属于申请注销的，要收存受理凭证副本；
6.注销凭证副本；
7.《联合收割机驾驶证业务流程记录单》原件。
（八）办理年龄在60周岁以上联合收割机驾驶人的审验业务应当归档的资料：
《联合收割机驾驶人身体条件证明》原件。
（九）办理联合收割机驾驶证档案记载事项更正业务应当归档的资料：
1.《联合收割机驾驶证档案记载事项更正申请表》原件；
2.属于更正驾驶证记载信息的，要收存原联合收割机驾驶证原件；
3.属于联合收割机驾驶人申请更正的，要收存联合收割机驾驶人身份证明复印件和受理凭证副本；
4.《联合收割机驾驶证业务流程记录单》原件。
第九条 农机安全监理机构办理各项拖拉机、联合收割机登记及驾驶证业务，除本规范第五条、第六条、第七条、第八条规定以外，按规定和实际需要应当归档的其他资料，由省级农机安全监理机构规定存入牌证业务档案。
第二节 整理
第十条 拖拉机、联合收割机登记及驾驶证业务办结后，档案管理人员应及时整理有关资料建立牌证业务档案。
牌证业务档案归档资料应当做到手续完备、资料齐全、信息完整。
第十一条 牌证业务档案应当按照本规范第二条规定分类建立。拖拉机档案和联合收割机档案一机一档，拖拉机驾驶证档案和联合收割机驾驶证档案一证一档。
持有联合收割机驾驶证增驾拖拉机机型的，原联合收割机驾驶证档案并入增驾后的拖拉机驾驶证档案。
第十二条 办理单项牌证业务的归档资料按本规范第五条、第六条、第七条、第八条规定的顺序排列。
牌证业务档案资料按照办理单项业务时间的先后顺序前后排列。
第十三条 牌证业务档案资料规格应当为国际标准的Ａ４纸尺寸，小于A4纸尺寸的资料粘贴在Ａ４纸尺寸的“农机安全监理档案资料粘贴纸”上，大于Ａ４纸尺寸的资料按Ａ４纸尺寸折叠。
第十四条 档案资料手工填写时应当使用黑色或者兰色墨水笔，做到书写工整、准确。
拖拉机、联合收割机的标准照片和发动机号码、机身(底盘)号码、挂车架号码拓印膜粘贴在《拖拉机登记业务流程记录单》、《联合收割机登记业务流程记录单》相应位置。
第十五条 拖拉机档案和联合收割机档案编号为拖拉机、联合收割机的登记编号。
拖拉机驾驶证档案和联合收割机驾驶证档案按照相关行业标准规定编号。
第十六条 办理单项牌证业务的档案资料首页应设置目录。目录应当记载档案编号、业务种类、档案资料名称等信息。
第十七条 牌证业务档案资料以左页边和下页边为准叠放整齐，装订成册。
第三章 档案保管
第十八条 农机安全监理机构应当确定牌证业务档案管理专门人员和岗位职责，并建立相应的管理制度。
任何单位和个人不得擅自涂改、故意损毁或者伪造牌证业务档案，不得随意泄露档案信息。
第十九条 农机安全监理机构应当设置专用档案室(库)，并在档案室(库)内设立档案查阅室。档案室(库)应当远离易燃、易爆和有腐蚀性气体等场所，并配置防火、防盗、防高温、防潮湿、防尘和防虫鼠的设施和设备。
第二十条 保管牌证业务档案应当使用规范的档案装具和符合相关标准的档案用品。
牌证业务档案装袋保管。档案袋规格式样由农业部农业机械化管理司制定。
牌证业务档案按照档案编号从小到大排列。按照从上到下、从左到右的方式装柜存放保管。
第二十一条 除拖拉机、联合收割机迁出辖区和拖拉机、联合收割机驾驶证转出以外，已入库的牌证业务档案原则上不得出库。确须出库的，应当登记并完善交接手续。
第二十二条 办理拖拉机停驶、核发年度检验合格标志和签注联合收割机行驶证年度检验合格有效期业务留存的相应资料可以不存入牌证业务档案袋，按顺序排列，单独集中保管。拖拉机、联合收割机迁出和注销的，须将最近2年核发拖拉机年度检验合格标志或者签注联合收割机行驶证年度检验合格有效期的相应业务资料存入拖拉机、联合收割机档案。
教练用拖拉机、联合收割机的档案应当按各自的登记编号顺序单独集中保管。
第二十三条 牌证业务纸质档案按照以下分类确定保管期限：
（一）拖拉机、联合收割机牌证业务档案，永久保管。
（二）被吊销拖拉机驾驶证的档案，按吊销年限确定保管期限(分别为2年、5年、10年、永久)。
（三）其他原因注销的牌证业务档案，保管期限为2年。
（四）被撤销许可的牌证业务档案，保管期限为3年。
（五）拖拉机、联合收割机年度检验资料，保管期限为2年。
第二十四条 超过保管期限的牌证业务档案，经鉴定确无保存价值的，应制作档案销毁登记簿，书面报告省级农机安全监理机构，经书面批准后方可销毁。未经鉴定和批准，不得销毁档案。
档案销毁登记簿应当记载档案类别、档案编号、注销原因、保管到期日期等信息。
第二十五条 农机安全监理机构销毁牌证业务档案，应当指定监销人、销毁人和销毁地点，防止档案遗失和泄密。
销毁档案应当制作档案销毁记录，记载档案类别、份数、批准机关及批准文号、销毁地点、销毁日期等信息。监销人和销毁人要在档案销毁记录上签字。
档案销毁记录连同档案销毁登记簿装订成册，永久保管。
第二十六条 因意外事件致使牌证业务档案损毁、丢失的，承担牌证业务档案管理具体工作的农机安全监理机构应当按下列程序补建：
（一）书面报告省级农机安全监理机构审批。
（二）省级农机安全监理机构书面批准后，打印计算机管理系统内的所有记录信息并补充收存拖拉机、联合收割机所有人或者驾驶人身份证明复印件和行驶证、驾驶证复印件补建档案。
（三）牌证业务档案补建完毕后报省级农机安全监理机构审核，核准后出具书面核对公函。
（四）将省级农机安全监理机构书面批准补建档案的文件和补建档案的核对公函存入补建后的档案。
牌证业务档案在办理转出尚未转入期间损毁或者丢失的，由转出地的农机安全监理机构申请补建。
第四章 档案服务
第二十七条 农机安全监理机构使用计算机信息系统办理牌证业务，按规定的内容和形式采集并存储相关信息，形成电子档案并永久保管。电子档案必须与纸质档案记载内容完全一致。
农机安全监理机构可以按权限查询牌证业务电子档案。
第二十八条 农机安全监理机构应当按年度从电子档案中提取存档信息，打印建立牌证业务档案总账和分账。
牌证业务档案总账按档案类别建立，分账可根据实际需要建立。
第二十九条 农机安全监理机构对因公办案需要查阅牌证业务档案的，应当审查其提交的档案查询公函和经办人工作证明；对拖拉机、联合收割机所有人或者驾驶人查阅本人牌证业务档案的，应当审查其身份证明。
查阅牌证业务档案应当填写牌证业务档案查阅登记簿，报经业务领导批准，在档案查阅室进行，并有档案管理人员在场。档案查询公函应当存入牌证业务档案。
需要出具证明或者复制档案资料的，应当经业务领导批准并在证明材料或者档案复制件上加盖业务专用章。
第三十条 因公办案和农机安全监理业务需要调阅牌证业务档案的，应当履行必要的交接手续。
第三十一条 司法机关或行政执法机关依法查封、扣押拖拉机、联合收割机或者驾驶人有违法行为未依法处理完结的，农机安全监理机构应当将相关公函和证明资料存入相应的牌证业务档案，并在计算机信息系统中锁定电子档案。
原查封机关通知解封拖拉机或联合收割机档案或者驾驶人违法行为依法处理完结的，农机安全监理机构将相关公函和证明资料存入牌证业务档案，并在计算机信息系统中解除电子档案锁定状态。
第三十二条 已注册登记的拖拉机、联合收割机被盗抢，其所有人申请封存该机档案的，参照第三十一条的规定办理。
第三十三条 办理拖拉机、联合收割机迁出和拖拉机、联合收割机驾驶证转出业务应当密封档案，由转出地农机安全监理机构移交或者由申请人携带至转入地农机安全监理机构。
拖拉机、联合收割机迁出的档案密封袋上应当注明：“请妥善保管并于90日内到转入地农机安全监理机构申请办理拖拉机转入；不得拆封”或者“请妥善保管并于90日内到转入地农机安全监理机构申请办理联合收割机转入；不得拆封”。
拖拉机、联合收割机驾驶证转出的档案密封上应当注明：“请妥善保管并于30日内到转入地农机安全监理机构申请办理转入；不得拆封”。
第五章 附则
第三十四条 省级农业机械化主管部门可以根据本规范制定实施细则。
第三十五条 本规范自印发之日起施行。
附表：1. 拖拉机、联合收割机档案袋式样
2. 拖拉机、联合收割机驾驶证档案袋式样
附表1
拖拉机、联合收割机档案袋式样
正面：
http://www.moa.gov.cn/govpublic/NYJXHGLS/201303/t20130305_3239242.htm
背面：
http://www.moa.gov.cn/govpublic/NYJXHGLS/201303/t20130305_3239242.htm
档案袋使用110g牛皮纸制作，封面档案种类名称文字为二号加粗宋体，封面其他印刷文字和封底目录标题印刷文字用三号加粗宋体，封底目录表格印刷文字用四号宋体。
附表2
拖拉机、联合收割机驾驶证档案袋式样
正面：
http://www.moa.gov.cn/govpublic/NYJXHGLS/201303/t20130305_3239242.htm
背面：
http://www.moa.gov.cn/govpublic/NYJXHGLS/201303/t20130305_3239242.htm
档案袋使用110g牛皮纸制作，封面档案种类名称文字为二号加粗宋体，封面其他印刷文字和封底目录标题印刷文字用三号加粗宋体，封底目录表格印刷文字用四号宋体。
